Πολιτική απορρήτου

1. Ποιος είναι υπεύθυνος

Η πλατφόρμα ανήκει στην εταιρεία SPECISOFT - Ανάπτυξη Προγραμμάτων Ηλεκτρονικών Υπολογιστών Μονοπρόσωπη Ανώνυμη Εταιρία («SPECISOFT»), Περιαλίτη 17, 154 51 Φιλοθέη-Ψυχικό, τηλ. 210 6911468, ΑΦΜ 095381441, ΓΕΜΗ 004060901000, support@specisoft.gr.

• Για τους λογαριασμούς των χρηστών, τη συνδρομή και τη χρέωση του λογιστικού γραφείου, η SPECISOFT είναι υπεύθυνος επεξεργασίας.
• Για τα δεδομένα των πελατών του που φορτώνει το λογιστικό γραφείο — ισοζύγια, οικονομικές καταστάσεις, στοιχεία εταιρειών, μέτοχοι και εταίροι — υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το γραφείο. Η SPECISOFT τα επεξεργάζεται ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του και μόνο κατ' εντολή του (άρθρο 28 ΓΚΠΔ).

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

• Λογαριασμοί χρηστών: ονοματεπώνυμο, ηλ. ταχυδρομείο, ρόλος, κωδικός πρόσβασης — φυλάσσεται μόνο κατακερματισμένος, ποτέ ο ίδιος ο κωδικός — και οι συνεδρίες σύνδεσης.
• Γραφείο και συνδρομή: επωνυμία, ΑΦΜ και στοιχεία επικοινωνίας του γραφείου, πακέτο και εφαρμογές, υπόλοιπο και κινήσεις gurus.
• Εταιρείες-πελάτες του γραφείου: στοιχεία της εταιρείας (επωνυμία, ΑΦΜ, ΓΕΜΗ, ΚΑΔ, διεύθυνση), μέτοχοι, εταίροι και εκπρόσωποι, ισοζύγια, άρθρα και οικονομικές καταστάσεις, και ό,τι παράγεται από αυτά: κλείσιμο χρήσης, αναλύσεις, αποτιμήσεις, επιχειρηματικά σχέδια.
• Έγγραφα: όσα παράγει η πλατφόρμα (πρακτικά, εκθέσεις, αναφορές) και τα πρότυπα που ανεβάζετε.
• Σύμβουλος AI: οι ερωτήσεις, οι απαντήσεις και οι συνομιλίες, και η χρήση του (tokens του μοντέλου και χρέωση σε gurus).
• Αρχεία ασφαλείας: διεύθυνση IP, ώρα και αποτέλεσμα των συνδέσεων, ενέργειες διαχείρισης.

3. Σκοποί και νομική βάση

• Εκτέλεση της σύμβασης με το λογιστικό γραφείο (άρθρο 6 παρ. 1 β ΓΚΠΔ): λειτουργία της πλατφόρμας, λογαριασμοί χρηστών, υποστήριξη, χρέωση.
• Έννομη υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 γ): τα φορολογικά και λογιστικά στοιχεία της συνδρομής.
• Έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στ): η ασφάλεια της πλατφόρμας, η αποτροπή κατάχρησης και τα αρχεία ασφαλείας.

Τα δεδομένα των πελατών του γραφείου τα επεξεργαζόμαστε μόνο για να παρέχουμε στο γραφείο την υπηρεσία που ζήτησε· τη νομική βάση γι' αυτά την ορίζει το γραφείο ως υπεύθυνος.

4. Σε ποιους διαβιβάζονται

• Hetzner Online GmbH, Γερμανία — φιλοξενία των διακομιστών και των αντιγράφων ασφαλείας, μέσα στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
• Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd. (DeepSeek), Κίνα — το μοντέλο του Συμβούλου AI. Δείτε την ενότητα 5.
• Collabora Online — η επεξεργασία εγγράφων μέσα στην πλατφόρμα. Τρέχει στον δικό μας διακομιστή· τα έγγραφα δεν στέλνονται σε τρίτους.
• Ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας — τα μηνύματα της πλατφόρμας (π.χ. πρόσκληση χρήστη, αλλαγή κωδικού).
• Δημόσια μητρώα (ΓΕΜΗ) — η αναζήτηση στοιχείων εταιρειών. Στέλνεται μόνο ό,τι αναζητάτε: επωνυμία, ΑΦΜ ή αριθμός ΓΕΜΗ.
• Το eShop της SPECISOFT — οι συνδρομές και οι αγορές gurus.
• Google Fonts — οι γραμματοσειρές της σελίδας φορτώνονται από τους διακομιστές της Google, που βλέπουν τη διεύθυνση IP του φυλλομετρητή σας.
• Άλλοι πάροχοι AI (Anthropic, OpenAI, ΗΠΑ) — μόνο αν ενεργοποιηθούν. Σήμερα ο πάροχος του Συμβούλου AI είναι η DeepSeek· αν αλλάξει, θα αλλάξει και αυτή η πολιτική.

5. Ο Σύμβουλος AI (DeepSeek)

Ο Σύμβουλος AI απαντά σε ερωτήσεις για μια εταιρεία-πελάτη με μοντέλο της DeepSeek. Για κάθε απάντηση:

• Τι στέλνεται: η ερώτηση, η συνομιλία ως εκείνη τη στιγμή, και τα οικονομικά στοιχεία της εταιρείας-πελάτη που χρειάζονται για την απάντηση — ποσά του ισοζυγίου, οικονομικές καταστάσεις, αριθμοδείκτες. Τα στοιχεία δεν ανωνυμοποιούνται.
• Πού: η επεξεργασία γίνεται στην Κίνα. Για την Κίνα δεν υπάρχει απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, και με τον πάροχο δεν έχουν υπογραφεί τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. Οι αρχές της χώρας μπορεί να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα. Ο πάροχος δηλώνει ότι μπορεί να χρησιμοποιεί τα δεδομένα που λαμβάνει για να βελτιώνει τα μοντέλα του.
• Είναι προαιρετικός: το γραφείο αποφασίζει αν οι χρήστες του θα τον χρησιμοποιούν. Όταν τον χρησιμοποιεί, το γραφείο, ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των πελατών του, αποδέχεται τη διαβίβασή τους. Μην τον χρησιμοποιείτε για εταιρεία της οποίας τα δεδομένα δεν πρέπει να φύγουν από την Ευρωπαϊκή Ένωση.
• Πώς φτάνουν εκεί: τα αιτήματα περνούν από την πύλη AI στους δικούς μας διακομιστές στη Γερμανία. Η πύλη κρατά το κλειδί πρόσβασης στον πάροχο και μπορεί να τον διακόψει οποιαδήποτε στιγμή.
• Τι κρατάμε εμείς: τις συνομιλίες, στην πλατφόρμα, για το γραφείο, και τη χρήση σε gurus.

6. Πόσο τα κρατάμε

• Τα δεδομένα του γραφείου και των πελατών του, όσο είναι ενεργή η συνδρομή. Μετά τη λήξη της διαγράφονται ή επιστρέφονται στο γραφείο, όπως ορίζει η σύμβαση.
• Τα ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας ανανεώνονται κυκλικά· ό,τι διαγράφεται φεύγει και από αυτά όταν ανανεωθούν.
• Τα στοιχεία χρέωσης, όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία.
• Τα αρχεία ασφαλείας, μόνο όσο χρειάζονται για την ασφάλεια της πλατφόρμας.

7. Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας, φορητότητας και εναντίωσης (άρθρα 15–21 ΓΚΠΔ). Γράψτε μας στο support@specisoft.gr. Για δεδομένα που φόρτωσε ένα λογιστικό γραφείο, απευθυνθείτε πρώτα στο γραφείο, που είναι ο υπεύθυνος· θα το συνδράμουμε.

Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, www.dpa.gr.

8. Cookies

Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί μόνο τα απολύτως απαραίτητα cookies: της σύνδεσης (συνεδρία), της προστασίας των φορμών από πλαστές υποβολές, και της προστασίας δεδομένων που κρυπτογραφεί τα δύο πρώτα. Δεν χρησιμοποιεί cookies διαφήμισης ή στατιστικών, και γι' αυτό δεν ζητά συγκατάθεση.

9. Ασφάλεια

• Κρυπτογραφημένη σύνδεση (HTTPS) σε κάθε σελίδα.
• Οι κωδικοί πρόσβασης φυλάσσονται μόνο κατακερματισμένοι.
• Τα δεδομένα κάθε γραφείου είναι απομονωμένα από τα δεδομένα των άλλων.
• Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας κάθε ημέρα.
• Διακομιστές στη Γερμανία.

10. Αντίγραφα ασφαλείας και ευθύνη για τα δεδομένα

Τα ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας της πλατφόρμας υπάρχουν για τη συνέχεια της υπηρεσίας και δεν υποκαθιστούν τα δικά σας.

Ο διαχειριστής του γραφείου μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να κατεβάσει αντίγραφο των δεδομένων του γραφείου σε αρχείο Access (.mdb), που ανοίγει και στα προγράμματα Specisoft για Windows, από τη «Διαχείριση γραφείου». Συνιστούμε να το κάνετε τακτικά και να το φυλάσσετε σε ασφαλές μέσο.

Η φύλαξη δικών του αντιγράφων ασφαλείας είναι ευθύνη του γραφείου. Στο μέτρο που επιτρέπει ο νόμος, η SPECISOFT δεν ευθύνεται για απώλεια ή αλλοίωση δεδομένων — ιδίως όταν οφείλεται σε ενέργειες ή διαγραφές χρηστών του γραφείου, σε ανωτέρα βία ή σε αστοχία τρίτων παρόχων. Ο όρος αυτός δεν περιορίζει ευθύνη που κατά τον νόμο δεν μπορεί να περιοριστεί, όπως για δόλο ή βαριά αμέλεια.

11. Εφαρμογές AI που συνδέετε εσείς

Ένας χρήστης μπορεί να συνδέσει με τον λογαριασμό του μια εξωτερική εφαρμογή AI (π.χ. ChatGPT, Claude), ώστε να ζητά από εκεί στοιχεία της πλατφόρμας. Η σύνδεση γίνεται μόνο με δική του ενέργεια και ρητή συγκατάθεση.

• Τι φτάνει στην εφαρμογή: ό,τι της ζητήσει ο χρήστης μέσα από τη συνομιλία του — εταιρείες, εργασίες, οικονομικές καταστάσεις και αναφορές του γραφείου — πάντα μέσα στα δικαιώματα του ίδιου του χρήστη. Τα στοιχεία δεν ανωνυμοποιούνται.
• Ποιος διαλέγει τον πάροχο: ο χρήστης και το γραφείο του, όχι η SPECISOFT. Η επεξεργασία εκεί γίνεται με τους όρους και στη χώρα του παρόχου αυτού, που μπορεί να είναι εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Το γραφείο, ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των πελατών του, αποφασίζει αν οι χρήστες του θα συνδέουν τέτοιες εφαρμογές.
• Τι μπορεί να κάνει: να διαβάζει· να καταχωρίζει ή να εκτελεί κλείσιμο μόνο αν ο χρήστης το επέτρεψε ρητά τη στιγμή της σύνδεσης. Δεν διαγράφει δεδομένα, δεν αλλάζει χρήστες ή ρυθμίσεις και δεν βλέπει κωδικούς πρόσβασης.
• Πώς σταματά: ο χρήστης διακόπτει τη σύνδεση από τις «Συνδεδεμένες εφαρμογές AI» του λογαριασμού του, και ο διαχειριστής του γραφείου οποιαδήποτε σύνδεση χρήστη του από τη «Διαχείριση γραφείου». Η αλλαγή κωδικού και η απενεργοποίηση του λογαριασμού τη διακόπτουν επίσης.
• Τι κρατάμε εμείς: ποια εφαρμογή συνδέθηκε, από ποιον, πότε και με ποια δικαιώματα, και κάθε καταχώριση που έγινε μέσω αυτής, στο ιστορικό ενεργειών. Τα διακριτικά πρόσβασης της εφαρμογής φυλάσσονται μόνο κατακερματισμένα.